Como priorizar quando tudo parece ser urgente - Como priorizar quando tudo parece ser urgente?

5 perguntas a serem feitas para priorizar melhor sua lista de tarefas

Você começa a anotar sua lista de tarefas do dia e já sente calafrios só de pensar em como vai conseguir fazer tudo. Acertei?

E a pior parte? Nesse estado de pânico, tudo parece igualmente importante e urgente. 

Como esperar que você priorize algo quando tudo ao redor parece ser prioridade? Todos nós já estivemos nessa situação!

Nosso dia de trabalho é sempre ocupado, a caixa de entrada do e-mail vive lotada e a lista de tarefas pode ficar fora de controle em um piscar de olhos.

Diante disso tudo, fica ainda mais desafiador descobrir por onde começar. Então pare e respire por um minuto. Pronto?

Embora uma grande lista de tarefas a serem executadas seja o suficiente para dar aquela acelerada no coração, existem algumas perguntas lógicas que você pode fazer para dar sentido à sua carga de trabalho e desenvolver um plano estratégico.

As melhores perguntas seguem a estrutura da Matriz de Decisão Eisenhower — uma técnica de gerenciamento de tempo.

Junto com a Matriz de Decisão, você pode fazer essas cinco perguntas abaixo, para ajudar a organizar o seu dia.

Matriz de Decisão Eisenhower 1 - Como priorizar quando tudo parece ser urgente?
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1. O que obrigatoriamente precisa ser feito hoje?

Quando você já está estressado, pode ser tentador folhear a agenda para relembrar quais são as tarefas e compromissos da semana ou mesmo do mês inteiro.

Você faz isso, achando que vai se sentir no controle das coisas, mas geralmente aumenta o sentimento de impotência diante de tudo que precisa ser feito.

Quer ver? Se você estiver super atarefado com a apresentação que deve fazer em duas semanas ou com o relatório que precisa ser concluído até o fim do mês, está perdendo um tempo precioso, pois essas duas tarefas não são as mais urgentes para hoje.

Em vez disso, você precisa dar um passo atrás e olhar apenas o agora.

  • Quais são os itens mais urgentes da sua lista de tarefas?
  • O que você precisa ter como objetivo ao longo das próximas oito horas?

2. Quais dessas tarefas urgentes são mais importantes?

Agora que você tem uma lista das tarefas mais urgentes, é hora de descobrir quais são as mais importantes.

“Mas, todos são importantes!” é o que você provavelmente está pensando agora.

“É por isso que eles estão todos na minha lista de tarefas!”. Claro, você ainda vai querer fazer tudo no mesmo dia, mas agora seu foco precisa estar nas coisas mais críticas.

Considere quais tarefas terão consequências se você não as concluir até o final do dia. Simples assim!

Pensar em termos de consequências pode parecer um pouco intimidador — confesso. Mas também vai ajudar você a descobrir quais tarefas realmente são “Urgentes e Importantes”.

3. Alguma dessas tarefas urgentes pode ser delegada?

Quando você seleciona os itens importantes, ainda pode ficar com algumas outras tarefas urgentes, que precisam ser concluídas o mais rápido possível, mas ainda não são uma questão de vida ou morte.

Como você não atribuiu a elas uma grande importância, essas geralmente são tarefas pequenas e quase automáticas.

Talvez seja algo como retornar uma ligação, responder um e-mail ou preencher o relatório de faturamento mensal.

Para essas coisas que se enquadram no “Urgentes e Não importantes”, pense se você pode delegar ou automatizar.

Existe alguém na sua equipe que poderia fazer isso por você? Se sim, delegue!

Ficaram coisas urgentes e sem importância na sua lista? Resolva cada uma delas após as tarefas importantes e urgentes.

Isso ajuda a manter um certo equilíbrio na produtividade.

4. Que tarefas são importantes, mas não necessariamente urgentes?

Agora, com as coisas mais urgentes separadas, é hora de dar uma nova olhada na sua lista de tarefas e retirar as coisas que são importantes, mas não necessariamente precisam ser feitas de imediato.

Porém, conseguir isso requer algum planejamento. Portanto, para as tarefas que estão marcadas como “Não urgentes e Importante”, defina um tempo para concluí-las.

É legal definir e manter uma rotina de mini prazos, para continuar no caminho certo e não se perder diante de tanta coisa.

Dessa forma, você não sente que está simplesmente empurrando esses projetos durante o dia — em vez disso, está priorizando de acordo com a real necessidade.

5. Alguma tarefa pode ser excluída?

Ser capaz de remover completamente algo da sua lista de tarefas é o sonho de quem vive tenso com a correria do dia a dia.

Muitas vezes, insistimos em determinadas tarefas por hábito e não por necessidade.

Felizmente, a Matriz de Decisão ajuda a identificar instantaneamente qualquer coisa que possa ser removida da sua lista.

Priorizar as coisas é sempre um desafio, mas se torna ainda mais difícil quando tudo parece ser uma prioridade.

Felizmente, essas perguntas podem ajudar você a classificar todas as suas tarefas e determinar o que realmente deve ser colocado no topo da sua lista.

Você usa alguma estratégia para manter a sanidade mental quando tem muita coisa para fazer? Compartilha com a gente e vamos trocar uma ideia.

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